Verpasste Anrufe
Wer auf dem Dach, im Werkstattkeller oder im Verkaufsgespräch ist, geht nicht ans Telefon. Jeder dieser Anrufe ist ein verlorener Auftrag. Unser KI-Telefonassistent nimmt ab, qualifiziert und legt den Termin in den Kalender.
Digitale Infrastruktur für lokale Betriebe
Sichtbar.
Erreichbar.
Automatisiert.
Website, Google-Präsenz, Terminbuchung und KI-Telefonannahme in einem System — zum festen Preis, in vier Wochen einsatzbereit. Dazu individuelle KI-Lösungen für Betriebe, die mehr wollen als ein Standardpaket.
13 %
der Betriebe mit unter fünf Beschäftigten nutzen KI — im Mittelstand gesamt sind es 20 % (KfW Fokus 554)
30 %
der Mittelständler haben ihre Digitalisierungsvorhaben abgeschlossen (KfW-Digitalisierungsbericht 2025)
1,04 Mio.
Betriebe im Handwerk allein — ein Ausschnitt des lokalen Mittelstands (ZDH-Kennzahlen)
24 Mrd. €
Digitalisierungsausgaben im Mittelstand — 8 Mrd. € weniger als im Vorjahr (KfW-Digitalisierungsbericht 2025)
Warum Ortiva
Der Betrieb läuft. Die Digitalisierung nicht.
Lokale Betriebe verlieren keine Kunden, weil sie schlechte Arbeit machen — sondern weil Anrufe unbeantwortet bleiben, das Google-Profil veraltet ist und Termine per Zettel verwaltet werden. Wir schließen genau diese Lücken. Standardisiert, planbar, ohne dass jemand im Betrieb Software lernen muss.
Unsichtbar in der eigenen Stadt
Ein ungepflegtes Google-Unternehmensprofil kostet mehr Reichweite als jede fehlende Werbekampagne. Wir optimieren Profil, Bewertungen und lokale Auffindbarkeit — dauerhaft, nicht einmalig.
Termine im Zettelchaos
Buchung, Bestätigung, Erinnerung, No-Show-Vermeidung: Wir richten das System ein, verbinden es mit Kalender und Website und betreiben es. Der Betrieb sieht nur noch gefüllte Termine.
Pakete
Direkt buchbar. Preise transparent.
Das Setup zahlen Sie einmal für den Aufbau. Die Monatsgebühr ist für den laufenden Betrieb: Wir hosten, pflegen und verbessern alles für Sie, Sie müssen selbst nichts bedienen. Alle Preise netto zzgl. 19 % USt., Mindestlaufzeit 6 Monate. Auswahl anklicken, unten im Formular abschicken — wir bestätigen innerhalb eines Werktags und starten mit dem Onboarding-Call.
Basis
349 €/Monat
zzgl. 1.500 € Setup einmalig
Der Grundstock: sichtbar sein, gefunden werden, Bewertungen sammeln.
Das decken die 349 € im Monat ab
- Hosting, Sicherheits-Updates und Backups Ihrer Website
- Änderungen auf Zuruf: Texte, Bilder, Öffnungszeiten, Aktionen
- Pflege des Google-Profils und Antworten auf Bewertungen
- Software für Chatbot und automatische Bewertungsanfragen
- Kurzreport: Aufrufe, Anfragen, neue Bewertungen
- Website / Landingpage, laufend gepflegt
- Google-Unternehmensprofil optimiert & gepflegt
- Bewertungsmanagement mit automatischen Anfragen
- KI-Chatbot auf der Website
- Monatlicher Kurzreport
- Terminbuchung, WhatsApp-Automation, Ads
Wachstum
699 €/Monat
zzgl. 1.900 € Setup einmalig
Sichtbarkeit plus Automatisierung: Termine, WhatsApp und bezahlte Reichweite.
Das decken die 699 € im Monat ab
- Alles aus Basis
- Jede Woche ein neuer Beitrag im Google-Profil
- Betrieb von Terminbuchung und WhatsApp-Automation
- Anzeigen schalten, überwachen und optimieren — das Werbebudget zahlen Sie direkt an Google bzw. Meta
- Monatsreport und ein Call mit Empfehlungen
- Alles aus Basis, zusätzlich optimiert
- Google-Profil mit wöchentlichen Posts
- Terminbuchung eingerichtet & angebunden
- WhatsApp-Business-Automation
- Google-/Meta-Ads-Management bis 750 € Budget
- Monatsreport plus Call
Vollbetrieb
1.290 €/Monat
zzgl. 2.500 € Setup einmalig
Der komplette digitale Betrieb — inklusive Angebots- und Rechnungsautomation.
Das decken die 1.290 € im Monat ab
- Alles aus Wachstum
- Laufende SEO-Arbeit für Ihre Region: Inhalte, Branchenverzeichnisse, Rankings
- Angebots- und Rechnungsautomation im Betrieb, inklusive Anpassungen
- Tests auf der Website, damit mehr Besucher anfragen
- Reputationsbericht und Strategiecall
- Alles aus Wachstum, plus Conversion-Tests
- Lokales SEO-Programm
- Mehrsprachiger KI-Chatbot
- Terminbuchung mit Erinnerungsstrecke
- Angebots- und Rechnungsautomation
- Ads bis 2.500 € Budget, Reputationsreporting, Strategiecall
Add-on zu jedem Paket
KI-Telefonassistent
Nimmt Anrufe an, wenn niemand kann — auch abends und samstags. Beantwortet Standardfragen, erfasst Anliegen, bucht Termine direkt in den Kalender und schickt Ihnen eine Zusammenfassung. Wir schreiben den Gesprächsleitfaden, richten die Anbindung an Kalender und CRM ein und optimieren jeden Monat auf Basis echter Gespräche.
- Setup einmalig
- 1.200 €
- Betrieb & Optimierung
- 249 € / Monat
- Das decken die 249 € im Monat ab
- Laufende Technik für Telefonie und Sprach-KI, Auswertung der Gespräche und monatliche Anpassung von Leitfaden und Antworten.
290 €
KI-Sichtbarkeits- und Erreichbarkeitsaudit
Der Einstieg ohne Bindung: Google-Profil-Analyse, Bewertungssituation, Erreichbarkeitstest (wie viele Anrufe gehen ins Nichts?), Website-Check, Wettbewerbsvergleich in Ihrer Stadt, DSGVO- und AI-Act-Kurzcheck. Ergebnis als PDF plus 30-Minuten-Call. Bei Auftrag verrechnen wir den Betrag voll.
Individuelle Lösungen
KI-Lösungen, die auf Ihren Betrieb zugeschnitten sind
Nicht jeder Betrieb passt in ein Paket. Für alles, was individuell ist, arbeiten wir projektbasiert: erst analysieren, dann bauen, dann betreiben. Immer mit einem klaren Festpreis, bevor wir anfangen.
01
KI-Optimierung bestehender Prozesse
Wir schauen uns an, wo im Betrieb Zeit verbrannt wird, und automatisieren genau das — nicht alles auf einmal, sondern nach Wirkung sortiert.
- Prozess- und Zeitfresser-Analyse
- Angebots- und Rechnungsstrecken
- E-Mail- und Anfragen-Triage
- Dokumente und Formulare automatisch auslesen
02
Individuelle KI-Assistenten
Ein Assistent, der Ihren Betrieb kennt: Preise, Leistungen, Öffnungszeiten, Sonderfälle. Für Telefon, Website, WhatsApp oder intern für Ihr Team.
- Telefon-, Chat- und WhatsApp-Assistenten
- Interner Wissens-Assistent für Mitarbeiter
- Anbindung an Kalender, CRM, Warenwirtschaft
- Mehrsprachig, mit Eskalation an echte Menschen
03
Individuelle Online-Lösungen
Wenn Standard nicht reicht: Konfiguratoren, Portale, Buchungssysteme, interne Tools. Gebaut als eigene Anwendung, nicht als Baukasten-Notlösung.
- Produkt- und Preiskonfiguratoren
- Kunden- und Mitarbeiterportale
- Individuelle Buchungs- und Reservierungssysteme
- Schnittstellen zwischen bestehenden Systemen
04
KI-Readiness & Compliance
Bevor irgendetwas live geht: Was ist erlaubt, was muss dokumentiert werden, welche Daten dürfen wohin. Damit die Automatisierung nicht später zum Problem wird.
- KI-Readiness-Assessment
- DSGVO- und EU-AI-Act-Einordnung
- Auftragsverarbeitung und Datenflüsse dokumentiert
- Schulung für Inhaber und Team
Individuelle Projekte starten in der Regel bei einem Analyse-Workshop und werden anschließend zum Festpreis angeboten. Betrieb und Weiterentwicklung laufen optional über einen monatlichen Retainer.
Für wen
Branchenunabhängig — überall, wo Kunden anfragen
Das System ist immer dasselbe: gefunden werden, erreichbar sein, Anfragen und Termine automatisch abwickeln. Ob Ladengeschäft, Praxis, Kanzlei, Handwerksbetrieb, Verein oder Dienstleister — wir passen Inhalte und Abläufe an Ihr Geschäft an, nicht umgekehrt.
Inhabergeführte Betriebe
2 bis 50 Mitarbeiter, lokal verankert, kein eigenes Marketing-Team. Der häufigste Fall — und der, in dem die Standardpakete direkt greifen.
Praxen, Kanzleien & Dienstleister
Termingetriebene Betriebe mit hohem Telefonaufkommen. Erreichbarkeit, Terminvergabe und Erinnerungen laufen automatisch, das Team wird entlastet.
Vereine & Organisationen
Mitglieder, Termine, Mitteilungen und Sponsoren an einer Stelle — mit einer Präsenz, die auch ohne hauptamtliche Redaktion aktuell bleibt.
Wachsende Unternehmen
Mehrere Standorte, eigene Systeme, gewachsene Prozesse. Hier arbeiten wir projektbasiert: individuelle Online-Lösungen und KI-Optimierung statt Paket.
Ablauf
Vier Wochen von der Buchung zum laufenden System
WOCHE 1
Onboarding-Call & Audit
30 Minuten Gespräch, Zugänge klären, Bestandsaufnahme. Sie bekommen den Audit-Bericht als PDF mit priorisierten Maßnahmen.
WOCHE 2
Aufbau
Website, Google-Profil und Bewertungsstrecke werden aufgesetzt. Sie geben Texte und Bilder frei, wir übernehmen den Rest.
WOCHE 3
Automatisierung
Terminbuchung, Erinnerungen, Chatbot und — falls gebucht — der KI-Telefonassistent gehen in den Testbetrieb. Sie rufen selbst an und prüfen.
WOCHE 4
Live & Betrieb
Alles geht live. Ab dann laufender Betrieb, monatlicher Report und ein Ansprechpartner, der Ihren Betrieb kennt.
Referenzen
Betriebe, Vereine und digitale Produkte — alles selbst gebaut
Wir zeigen nur Projekte, die wirklich im Netz stehen. Jede Karte führt direkt zur laufenden Website: ein durchgängig KI-gestütztes Architekturbüro, Diamanthandel, Vereinsarbeit, eine internationale Buchungsplattform und ein eigenes digitales Produkt.
- Aviso Architektur Live
- TuS Borussia Höchsten Live
- Georgina Diamond Live
- agapaō sailing Live
- Plansatz Live
Fallstudie
Ein Architekturbüro, das vom ersten Tag an mit KI arbeitet — in jedem Bereich, mit der Architektin als letzter Instanz.
Aviso Architektur GmbH · Architekturbüro aus Dortmund
Für Aviso Architektur haben wir nicht nur den Auftritt gestaltet, sondern den gesamten Betrieb aufgebaut. Spezialisierte KI-Agenten begleiten jede Leistungsphase der HOAI, von der Grundlagenermittlung bis zur Objektbetreuung, bereiten Entwürfe mit nachvollziehbarer Begründung vor und übergeben freigegebene Aufträge direkt an die CAD-Software. Ein zweites System führt das Backoffice: Anfragen, Korrespondenz, Termine, Mängel- und Verjährungsfristen, Angebote und die Vorbereitung der Buchhaltung. Normenstände, Planungsregeln und Berechnungen prüfen feste Prüfroutinen unabhängig von der KI. Gesteuert wird alles über ein mobiles Cockpit mit Projekten, Aufgaben und Freigaben, betrieben auf Servern in Deutschland. Bauvorlagerelevante Schritte gibt ausschließlich die verantwortliche Architektin frei.
- Ausgangslage
- Neugründung ohne gewachsene Büroorganisation
- Umfang
- Website, Planung LP 1–9, CAD-Anbindung, Backoffice, CRM, mobiles Cockpit
- Kontrolle
- Unabhängige Prüfroutinen, Freigabe durch die Architektin
- Status
- Website live, Büroprozesse im Pilotbetrieb
Fallstudie
Eine Werkstatt, die im Fachhandel bekannt war — und im Netz nicht auffindbar.
Georgina Diamond · Diamantschmuck aus Gießen
Handgefasster Diamantschmuck aus eigener Werkstatt, verkauft über Fachhandel und Empfehlung. Was fehlte, war eine Adresse, auf die ein Juwelier oder ein Interessent verwiesen werden kann. Entstanden ist ein Auftritt auf Deutsch und Englisch mit Kollektion nach Schliffform, Metall und Karat, den Nachweisen zu GIA- und IGI-Laborberichten, einer Rückrufstrecke mit Antwort innerhalb eines Werktags und einem geschützten Händlerbereich für Einkaufspreise, Steinbestand und Sonderanfertigungen. Sieben Schreib- und Ländervarianten der Domain leiten auf die Hauptadresse, Betrieb und Pflege laufen weiter über uns.
- Ausgangslage
- Bekannt im Fachhandel, unsichtbar im Netz
- Umfang
- Zwei Sprachen, Kollektion, Rückruf, Händlerbereich
- Umsetzung
- 4 Wochen bis zur Live-Fassung
- Status
- Live, Ausbau von Shop und Händlerkonten folgt
Buchen
Paket wählen, Angaben ausfüllen, fertig.
- Wir bestätigen innerhalb eines Werktags per E-Mail und schlagen zwei Termine für den Onboarding-Call vor.
- Verbindlich wird es erst mit unterschriebenem Angebot — Ihre Auswahl hier ist eine Buchungsanfrage.
- Abrechnung über die RexSolution GmbH, alle Preise netto zzgl. 19 % USt.
- Lieber erst reden? Schreiben Sie einfach „Rückruf" ins Nachrichtenfeld.
Häufige Fragen
Was Betriebe uns vorher fragen
Muss ich mich mit Software auskennen?
Nein. Wir richten alles ein, verbinden es mit Ihren bestehenden Systemen und betreiben es. Sie brauchen Zugänge und eine Freigabe — den Rest übernehmen wir. Wenn Ihr Team etwas selbst bedienen soll, schulen wir es.
Wie lange bin ich gebunden?
Sechs Monate Mindestlaufzeit, danach monatlich kündbar. Das ist bewusst kürzer als die zwölf Monate, die im Markt üblich sind. Das Audit für 290 € geht ganz ohne Bindung und wird bei Auftrag voll verrechnet.
Was kostet ein individuelles KI-Projekt?
Das hängt vom Umfang ab, deshalb nennen wir keine Fantasiepreise. Wir starten mit einem Analyse-Workshop, danach bekommen Sie ein Festpreisangebot. Erst wenn das steht, fangen wir an zu bauen.
Ist ein KI-Telefonassistent rechtlich zulässig?
Ja, mit den richtigen Voraussetzungen: transparenter Hinweis am Gesprächsanfang, dokumentierte Datenverarbeitung, Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Einordnung nach EU-AI-Act. Diese Punkte sind Teil des Setups, nicht ein Aufpreis.
Arbeiten Sie auch mit Wettbewerbern in meiner Stadt?
Auf Wunsch vereinbaren wir Gebietsschutz: In Ihrer Branche arbeiten wir dann nur mit einem Kunden pro Stadt beziehungsweise pro 100.000 Einwohner. Der Aufschlag beträgt 20 % auf den monatlichen Beitrag.
Wer stellt die Rechnung?
Ortiva ist ein Angebot der RexSolution GmbH aus Meerbusch. Die Rechnung kommt von dort, zu den genannten Nettopreisen kommt die gesetzliche Umsatzsteuer von 19 % hinzu.