Rechtliches
Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
RexSolution GmbH, Friedenstr. 7, 40667 Meerbusch, vertreten durch den Geschäftsführer Lars Wiesemann, E-Mail kontakt@ortiva-digital.de. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die Voraussetzungen des § 38 BDSG nicht vorliegen.
2. Hosting und Server-Logfiles
Diese Website wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Deutschland betrieben. Beim Aufruf erhebt der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource, Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer und Browserkennung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an sicherem und störungsfreiem Betrieb. Logeinträge werden nach 7 Tagen gelöscht. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO.
3. Cookies und Google Analytics
Schriften werden lokal von unserem Server ausgeliefert; es findet keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Schriftanbietern statt. Ihre Auswahl im Cookie-Banner speichern wir im lokalen Speicher Ihres Browsers; das ist technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).
Nur wenn Sie im Banner „Alle akzeptieren“ wählen, nutzen wir Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics setzt Cookies (z. B. „_ga“, Speicherdauer bis zu 2 Jahre) und verarbeitet Nutzungsdaten wie aufgerufene Seiten, Verweildauer, ungefähren Standort, Geräte- und Browserinformationen sowie eine gekürzte IP-Adresse. Wir werten diese Daten nur zusammengefasst aus, um die Website zu verbessern; Werbe- und Personalisierungsfunktionen sind deaktiviert. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine Übermittlung an Google LLC in den USA ist möglich; sie stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework), unter dem Google zertifiziert ist. Mit Google besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Analytics-Daten werden nach 14 Monaten gelöscht.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie im Seitenfuß auf Cookie-Einstellungen klicken und „Nur notwendige“ wählen.
4. Kontaktformular und Anfragen
Wenn Sie das Anfrageformular nutzen, verarbeiten wir Betrieb, Name, E-Mail-Adresse, optional Ihre Rufnummer, Branche und Ihr Anliegen, um die Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei reiner Interessenabfrage Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden in unserem Kundenverwaltungssystem (EspoCRM, betrieben auf dem oben genannten Server in Deutschland) gespeichert und nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
5. Kundenverwaltung, Angebote und Abrechnung
Zur Durchführung eines Auftrags verarbeiten wir Stammdaten, Kommunikation, Angebots- und Abrechnungsdaten auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen von sechs beziehungsweise zehn Jahren bleiben unberührt.
6. Telefonempfang mit KI-Unterstützung
Buchen Sie den Telefonempfang, verarbeiten wir Verbindungsdaten, Anliegen, Terminwünsche und Rückrufnotizen. Zu Gesprächsbeginn erfolgt ein Hinweis auf den Einsatz eines KI-Systems. Audioaufzeichnungen werden nicht angelegt; Rohtranskripte werden nicht gespeichert, sondern unmittelbar zu Anliegen, Termin und Aufgabe verdichtet. Die eingesetzten Dienstleister für Telefonie und Sprachverarbeitung werden hier vor Aufnahme des Telefonempfangs benannt; mit ihnen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung.
7. Empfänger und Drittlandtransfer
Eine Übermittlung erfolgt nur an Auftragsverarbeiter, die für den Betrieb erforderlich sind: Hosting, Kundenverwaltung, Telefonie, Sprach- und Textverarbeitung sowie Steuerberatung und Zahlungsabwicklung. Außerhalb der EU kann eine Verarbeitung nur bei Google Analytics stattfinden, und nur nach Ihrer Einwilligung (siehe Abschnitt 3). Weitere Übermittlungen in Drittländer finden derzeit nicht statt.
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Artikel 15), Berichtigung (Artikel 16), Löschung (Artikel 17), Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18), Datenübertragbarkeit (Artikel 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Artikel 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Ihnen steht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, für uns die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.
9. Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall
Eine automatisierte Entscheidungsfindung mit Rechtswirkung nach Artikel 22 DSGVO findet nicht statt. KI-gestützte Entwürfe werden vor Außenwirkung durch Menschen freigegeben.
10. Stand
Diese Erklärung hat den Stand 23. September 2026 und wird angepasst, wenn sich Verarbeitungen ändern.